Event planen: Tipps für eine gelungene Veranstaltung

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Event planen: Tipps für eine gelungene Veranstaltung

Die Definition von Event ist unerwartet simpel: ein besonderes Ereignis. Und ein besonderes Ereignis bedarf besonderer Maßnahmen, denn kein Event gleicht dem anderen. Keine Sorge, dein Eventfahrplan folgt immer einem bestimmten Prinzip – egal, ob du Profi bist oder zum ersten Mal ein Event organisierst und ob es privat oder für (d)ein Unternehmen stattfindet. Mit diesem 10-Schritte-Plan zur perfekten Veranstaltung bekommst du alles an die Hand, was du beachten musst.

1. Zielsetzung: Was, wann und wo.

Bevor du mit der Planung beginnst, solltest du dir über das Ziel deiner Veranstaltung im Klaren sein. Nutze dafür am besten die drei Grundfragen „Was, Wann und Wo“.  Was willst du planen, unter welchem Motto, in welchem Zeitraum soll es stattfinden und an welchem Ort. Beispiele für Events können Weihnachtsfeier, Sommerfest, Incentives oder Veranstaltungen und Schulungen für Mitarbeiter sein.

2. Zielgruppe: Wer wird mit deinem Event angesprochen.

Vor allem für die Organisation und Kommunikation des Events ist es wichtig, dass du festlegst, für wen die Veranstaltung stattfindet. Definiere dafür deine Zielgruppe so genau wie möglich, um passende Inhalte und Aktivitäten zu planen.

Ist es ein Event für Mitarbeiter, ihre Familien und sind eventuell auch Kinder anwesend? Oder geht es um eine Schulung der Außendienstmitarbeiter mit Speakern, Referenten und anschließendem Essengehen? Beides sind Events mit völlig unterschiedlichen Bedürfnissen, die beachtet werden müssen.

3. Budgetplan: Kenne deine Kosten

Lege frühzeitig ein Budget für dein Event fest. Von ihm hängt in starkem Maße deine Entscheidungsfreiheit ab. Auch hier gibt es gravierende Unterschiede: Geht es um die Weihnachtsfeier, in der alle Kosten vom Betrieb übernommen werden oder ist es eine Veranstaltung, in der die Kosten wieder ausgeglichen werden sollen – wie z.B. eine Verkaufs-Veranstaltung.

💰 Tipp: Wenn es um ein Event geht, in dem die Kosten wieder eingeholt werden, werden Eintrittskarten und Getränke stark als Einnahmequelle empfohlen. Kalkuliere lieber etwas weniger für den Eintritt und etwas mehr für Getränke, da zweiteres auf einem Event am meisten gekauft wird.

4. Zeitplan & Aufgaben verteilen: Wann wird was erledigt.

Fange mit der Planung rechtzeitig an – mindestens ein halbes Jahr im Voraus. Bei einer Weihnachtsfeier kannst du die Location sogar schon fast ein Jahr vorher buchen, weil die meisten beliebten Restaurants sehr schnell ausgebucht sind.

Dass du ein ganzes Event nicht allein organisierst, ist selbstverständlich. Im nächsten Schritt ist es also sinnvoll, eine Aufgabenübersicht und Teilpläne zu erstellen und die jeweiligen Abteilungen und/oder Teammitglieder für einzelne Bereiche einzuteilen.

Nachdem du eine Aufgabenübersicht erstellt hast, teile die Bereiche in Zeiten ein. Stelle dir dabei folgende Fragen:

  • Was gilt es zuerst zu machen?
  • Wann muss die Location gebucht werden?
  • Wann Referenten/Speaker angefragt werden?
  • Wann das Catering, Personal, Musik usw.

Je ausführlicher du die Zeiten einteilst, desto mehr Stress ersparst du dir innerhalb der Planung. Recherchiere, bevor du einen Zeitpunkt festlegst, ob es ähnliche Events gibt, die sich mit deinem überschneiden. Für so einen Fall ist das Festlegen eines Ersatztermins durchaus sinnvoll.

🎇 Unser Super-Tipp: Auf diversen Online-Portalen sowie auch über eine lokale Google-Suche, findest du passende Dienstleister für jeden Bereich deiner Veranstaltung. Vom DJ, über den Fotografen bis hin zum Catering in der Nähe.

5. Ort & Termin: Finde die passende Location

Die Wahl der richtigen Location und eines passenden Termins sind entscheidend für den Erfolg deines Events. Achte bei der Auswahl auf Größe, Lage und Ausstattung der Räumlichkeiten sowie auf die Verfügbarkeit an deinem Wunschtermin.

Stelle sicher, dass alle technischen Anforderungen für dein Event erfüllt sind, wie beispielsweise WLAN, Beleuchtung, Ton und Präsentationstechnik. Falls erforderlich, kannst du in dem Zuge auch den Transport von Material und Personal organisieren.

👀Unser Tipp: Besichtige vorab die Location, um dir vor Ort ein Bild davon zu machen. Fotos sind zwar klasse, können Größe und Optik jedoch nicht immer ganz realitätsgetreu widerspiegeln.

6. Gestaltung: Programm und Aktivitäten festlegen

Das Programm ist das Herzstück deiner Veranstaltung. Plane interessante und abwechslungsreiche Aktivitäten, die genau auf deine Zielgruppe zugeschnitten sind. Denke auch an Pausen, um den Teilnehmern Zeit zum Netzwerken und Entspannen zu geben. Hier zwei Beispiele, um das Ganze zu verdeutlichen:

Workshops und interaktive Sessions

Biete deinen Teilnehmern die Möglichkeit, ihr Wissen zu vertiefen und neue Fähigkeiten zu erlernen, indem du themenbezogene Workshops und interaktive Sessions anbietest. Etwa zu Themen wie „Zero Waste im Alltag“ oder „Vegane Ernährung für Einsteiger“.

Network- und Teambuilding-Aktivitäten

Hier förderst du den Austausch zwischen Teilnehmern und stärkst das Gemeinschaftsgefühl durch gezielte Networking- und Teambuilding-Aktivitäten. Etwa in Form von „Speed-Networking-Events“, bei denen sich die Teilnehmer in kurzen, wechselnden Gesprächen kennenlernen. Alternativ bieten sich gemeinsame Outdoor-Aufgaben oder kreative Gruppenprojekte an.

7. Marketing & Promotion: Gezielte Werbung für dein Event

Abhängig von der Art des Events, braucht es PR-Maßnahmen und gezielte Werbung. Nutze dafür verschiedene Kanäle, wie Social Media, E-Mail und persönliche Einladungen, um auf deine Veranstaltung aufmerksam zu machen. Erstelle einen passenden Marketingplan, damit du vor allem in den letzten Wochen vor dem Event noch die Teilnehmerzahlen erhöhen kannst. Das kannst du z.B. gut über Flyer oder Plakate erreichen.

8. Anmeldung & Teilnehmer: Behalte den Überblick

Als Hauptorganisator solltest du möglichst früh am Ort der Location präsent sein und dich rückversichern, dass alles soweit nach Plan läuft. Lass dich nicht von kleineren Hürden unterkriegen. Erstelle vorab fein einfaches und übersichtliches Anmeldesystem für deine Teilnehmer und halte alle Anmeldungen und Teilnehmerdaten in einer Liste fest. So behältst du den Überblick.

💡Achtung: Berücksichtige beim Teilnehmermanagement auch die Bedürfnisse von Menschen mit Behinderungen oder besonderen Anforderungen, um eine barrierefreie Teilnahme zu ermöglichen. Außerdem solltest du klar und rechtzeitig Informationen zu Anfahrt, Park- und evtl. Übernachtungsmöglichkeiten kommunizieren.

9. Nachbereitung & Feedback: Verbesserungspotenzial

Genieße auf jeden Fall das Glücksgefühl nach einem erfolgreichen Event – egal, ob es eine große, externe Veranstaltung oder das betriebliche Sommerfest war. Es steckte viel Arbeit und Herzblut in deiner Planung und darauf kannst du stolz sein!

Was viele außer Acht lassen: Die nachträgliche Analyse des Events. So gut es auch gelaufen ist, gab es vielleicht Stolpersteine, die du zukünftig vermeiden kannst. Hole dir dafür Feedback von den Teilnehmern ein. Du kannst auch Umfragen durchführen oder um schriftliches Feedback bitten. Bitte auch um Feedback von Lieferanten, Rednern und anderen Beteiligten, um Abläufe optimal festzuhalten.

10. Nach dem Event ist vor dem Event

Eine schöne Maßnahme ist das Festhalten der wichtigsten Momente deines Events in Form von Bildern, Videos oder Texten. So kannst du später auf Erfolge zurückblicken und sie für zukünftige Events nutzen. Analysiere die Ergebnisse, indem du Feedback, Teilnehmerzahlen und erreichte Ziele auswertest.

Vergiss nicht, die Erfolge und Erkenntnisse auch mit deinem Team, den Teilnehmern und Stakeholdern zu teilen. Damit beweist du Transparenz und gemeinsames Weiterentwickeln. Je nach Art der Veranstaltung kann sich sogar das Erstellen einer Nachbereitungspräsentation oder ein Bericht lohnen.

Wir wünschen viel Erfolg mit deiner Veranstaltung!

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